Så undviker du automatisk avtalsförlängning

Automatisk avtalsförlängning innebär att ett avtal förnyas av sig själv om ingen säger upp det i tid – och det är en av de vanligaste anledningarna till att företag betalar för tjänster de inte längre behöver. Lösningen är en enkel bevakningsrutin: samla alla avtal på ett ställe, notera varje avtals uppsägningstid och förfallodatum, och sätt påminnelser i god tid innan fristen går ut. Missar ni tidsfristen binds ni ofta upp på en ny period, ibland lika lång som den ursprungliga.

Varför automatisk förlängning är så vanligt

De flesta löpande avtal – leverantörsavtal, licenser, hyresavtal och abonnemang – innehåller klausuler om automatisk förlängning som standard. Det är ofta ett medvetet val från leverantörens sida: så länge ingen aktivt säger upp avtalet fortsätter det att gälla, och bevakningen läggs i praktiken på kunden. I många företag ligger den bevakningen hos en enskild person, eller görs inte alls, vilket gör det lätt att missa en frist mitt i en pressad vardag.

Så bygger ni en enkel bevakningsrutin

Börja med att samla alla era löpande avtal på ett och samma ställe. Notera för varje avtal när det löper ut och hur lång uppsägningstiden är. Sätt sedan en påminnelse i god tid innan fristen – inte på själva förfallodagen – så att ni hinner avgöra om avtalet ska förlängas, omförhandlas eller sägas upp. Ju fler avtal ni har, desto viktigare blir det att bevakningen inte hänger på att en enskild person kommer ihåg rätt datum.

Vad händer om ni missar tidsfristen

Missar ni uppsägningstiden förlängs avtalet oftast automatiskt, och ni är bundna till nästa uppsägningstillfälle – vilket kan ligga både månader och år bort beroende på avtalets villkor. Under tiden fortsätter ni att betala för en tjänst ni kanske inte längre använder eller behöver, ibland utan att ens märka det förrän fakturorna granskas i efterhand.

Vad ni bör leta efter i avtalstexten

Alla förlängningsklausuler är inte lika. Leta efter tre saker specifikt: hur lång uppsägningstiden är och exakt vilket datum den räknas ifrån (ofta avtalets förfallodatum, inte dagen ni skickar uppsägningen), hur lång den nya bindningsperioden blir om ni missar fristen – den är inte alltid lika lång som den ursprungliga, ibland är den kortare eller längre – och vilket format uppsägningen måste ha för att gälla, till exempel skriftligt via mejl till en specifik adress snarare än ett telefonsamtal.

Kalkylark, kalenderpåminnelser eller digitalt system?

Har ni bara ett fåtal avtal räcker det ofta med ett enkelt kalkylark och kalenderpåminnelser satta av en ansvarig person. Problemet uppstår när antalet avtal växer, eller när ansvaret ligger hos en person som slutar eller är borta när fristen närmar sig. Då blir ett mer strukturerat system värt investeringen – oavsett om det är ett digitalt avtalshanteringsverktyg eller en extern part som sköter bevakningen åt er, så att den inte är beroende av en enskild individs minne.

Avtalstyper där detta slår hårdast

Automatisk förlängning finns i de flesta löpande avtal, men slår särskilt hårt vid molntjänster och mjukvarulicenser (ofta årsvisa, med förlängning av hela licenspaketet), leasingavtal för utrustning eller fordon (där bindningstiden kan bli lång), lokalhyresavtal, och abonnemang för marknadsföring eller leadsgenerering som tecknades under en period ni inte längre minns detaljerna kring. Gemensamt för dem är att kostnaden sällan syns tydligt förrän man aktivt går igenom fakturorna.

Låt oss bevaka avtalen åt er

Företagsjuristen digitaliserar era avtal och håller koll på varje tidsfrist, så att ni aldrig binds upp av en automatisk förlängning igen. Vi hör av oss i god tid innan varje viktig deadline och agerar vägvisare – men ni har alltid sista ordet om avtalet ska förlängas, omförhandlas eller avslutas.