Vad ska ingå i en avtalsrevision? Checklista

Har ni koll på vilka avtal företaget faktiskt har, vad de kostar och vilka risker de innebär? En avtalsrevision är en genomgång av samtliga befintliga kontrakt för att hitta dolda risker och besparingsmöjligheter – och att kontrollera att avtalen är uppdaterade enligt gällande lagstiftning, till exempel GDPR. Processen består i korthet av tre steg: samla in avtalen, gå igenom villkoren punkt för punkt, och sammanställa en tydlig lista över vad som bör förhandlas om, sägas upp eller uppdateras.

Varför avtal samlas på hög när företag växer

I ett litet företag är det ofta en person som tecknar alla avtal och har koll på läget. När företaget växer, byter ägare eller får nya medarbetare sprids den kunskapen – och avtal som en gång skrevs under hamnar i en mapp ingen längre öppnar. Det gäller särskilt företag som ärvt avtal från tidigare ägare eller anställda, där ingen idag riktigt vet vilka villkor som faktiskt gäller.

Vad en avtalsrevision letar efter

En revision går igenom era avtal med tre saker i fokus: dolda kostnader som smugit sig in över tid, avvikelser mot GDPR och annan gällande lagstiftning, samt föråldrade villkor som inte längre speglar hur verksamheten faktiskt drivs. Målet är att avtalen ska stödja verksamheten – inte begränsa den utan att någon lagt märke till det.

Så går processen till

Först samlar vi in era avtal, oavsett var de förvaras idag. Därefter går vi igenom villkoren punkt för punkt: uppsägningstider, prisjusteringsklausuler, ansvarsbegränsningar och personuppgiftshantering. Till sist får ni en samlad, lättöverskådlig bild av vad som bör förhandlas om, sägas upp eller uppdateras – och i vilken ordning.

En enkel checklista att börja med

Innan ni bokar en fullständig revision kan ni själva göra en första genomgång utifrån dessa frågor:

• Vet ni exakt hur många löpande avtal företaget har just nu?
• Vet ni vilka av dem som förlängs automatiskt, och när?
• Finns det avtal med leverantörer ni inte längre använder?
• Hanterar någon av leverantörerna personuppgifter om era kunder, och finns det i så fall ett personuppgiftsbiträdesavtal på plats?

Är svaret nej, oklart eller "vet inte" på fler än en fråga är det ett tecken på att det är dags för en ordentlig genomgång.